Privacy- en cookieverklaring Roma ICT Diensten B.V.

Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op bezoeken aan de website www.roma.nl en op de verwerking van persoonsgegevens door:

Roma ICT Diensten B.V.
KvK-nummer: 17108719
BTW-nummer: NL 8196.92.566 B01
Telefoon: 088 0075 900
E-mail: info@roma.nl

Versie: juli 2026

1. Inleiding

Roma ICT Diensten B.V., hierna ook genoemd “Roma”, “wij”, “ons” of “onze”, respecteert de privacy van bezoekers van onze website, klanten, contactpersonen, leveranciers, sollicitanten en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken.

Wij behandelen persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk. In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag wij dat doen, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten u heeft.

2. Wanneer is deze verklaring van toepassing?

Deze privacy- en cookieverklaring is onder andere van toepassing wanneer u:

• onze website www.roma.nl bezoekt;
• contact met ons opneemt;
• een contact- of afspraakformulier invult;
• informatie over onze diensten aanvraagt;
• klant of contactpersoon van een klant bent;
• gebruikmaakt van onze helpdesk of dienstverlening;
• een klacht bij ons indient;
• bij Roma solliciteert;
• zich aanmeldt voor een bijeenkomst, nieuwsbrief of andere communicatie;
• op een andere manier persoonsgegevens aan ons verstrekt.

Wanneer Roma in opdracht van een klant persoonsgegevens verwerkt als onderdeel van haar ICT-dienstverlening, is Roma doorgaans verwerker en is de betreffende klant de verwerkingsverantwoordelijke. Over die verwerking maken Roma en de klant afzonderlijke afspraken, bijvoorbeeld in een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Roma kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam en functie;
• adresgegevens;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• inhoud van berichten en correspondentie;
• gegevens over aangevraagde of afgenomen diensten;
• klant-, contract- en factuurgegevens;
• afspraken en contacthistorie;
• helpdesk-, ticket- en supportgegevens;
• IP-adres;
• cookie-ID’s en online identificatoren;
• apparaat-, browser- en sessiegegevens;
• klik-, bezoek- en surfgedrag;
• voorkeuren en cookie-instellingen;
• cv, motivatiebrief en andere sollicitatiegegevens;
• gegevens die u zelf aan ons verstrekt.

Wij vragen u geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens via openbare contactformulieren te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is en hierover vooraf passende afspraken zijn gemaakt.

4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

4.1 Contact en relatiebeheer

Wij verwerken uw naam, contactgegevens, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht om:

• uw vragen te beantwoorden;
• contact met u op te nemen;
• een afspraak in te plannen;
• informatie of een offerte te verstrekken;
• onze zakelijke relatie met u te onderhouden.

De grondslag hiervoor is het uitvoeren van een overeenkomst of het treffen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst. In andere gevallen baseren wij deze verwerking op ons gerechtvaardigde belang om relaties te onderhouden en vragen te beantwoorden.

4.2 Uitvoering van onze ICT-dienstverlening

Wanneer u klant bent of contactpersoon bent van een klant, verwerken wij persoonsgegevens om:

• onze overeenkomsten uit te voeren;
• ICT-diensten te leveren, beheren en ondersteunen;
• meldingen en storingen te registreren en af te handelen;
• ondersteuning via onze helpdesk te bieden;
• onze dienstverlening en systemen te beveiligen;
• de continuïteit van onze dienstverlening te bewaken;
• afspraken en wijzigingen te documenteren.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en doelmatige bedrijfsvoering.

Wanneer wij bij de uitvoering van onze diensten namens een klant toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken wij deze uitsluitend overeenkomstig de instructies en afspraken met die klant.

4.3 Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• financiële administratie;
• facturering en betalingen;
• contractbeheer;
• belastingverplichtingen;
• accountantscontroles;
• naleving van andere wettelijke verplichtingen.

De grondslag hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4.4 Sollicitaties

Wanneer u bij Roma solliciteert, kunnen wij onder andere uw naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief, werkervaring, opleiding en overige door u verstrekte informatie verwerken.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• uw geschiktheid voor een functie te beoordelen;
• contact met u op te nemen;
• sollicitatiegesprekken te organiseren;
• de sollicitatieprocedure af te handelen;
• u, na afzonderlijke toestemming, te benaderen voor toekomstige vacatures.

De grondslag is het treffen van maatregelen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Wanneer wij uw gegevens langer willen bewaren voor toekomstige vacatures, vragen wij daarvoor toestemming.

4.5 Marketing en zakelijke communicatie

Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken om u te informeren over relevante diensten, ontwikkelingen, nieuws of bijeenkomsten.

Wanneer toestemming wettelijk verplicht is, sturen wij dergelijke communicatie alleen nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. In andere gevallen kunnen wij ons baseren op een gerechtvaardigd commercieel belang, bijvoorbeeld bij communicatie aan bestaande zakelijke relaties over vergelijkbare diensten.

U kunt zich altijd afmelden voor commerciële e-mails via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact met ons op te nemen.

4.6 Websiteanalyse en verbetering

Wij kunnen informatie over het gebruik van onze website verwerken om:

• de website technisch te laten functioneren;
• bezoekersaantallen en gebruik te analyseren;
• fouten en beveiligingsproblemen te herkennen;
• de website en gebruikerservaring te verbeteren;
• de effectiviteit van campagnes te meten.

Voor strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang om een goed functionerende en veilige website aan te bieden.

Voor analytische of marketingcookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner.

4.7 Beveiliging en fraudepreventie

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om:

• onze gebouwen, website, netwerken en systemen te beveiligen;
• misbruik, fraude, cyberaanvallen en onbevoegde toegang te voorkomen;
• beveiligingsincidenten te onderzoeken en af te handelen;
• logbestanden en toegangsgegevens te controleren.

De grondslag hiervoor is ons gerechtvaardigde belang bij de bescherming van onze organisatie, klanten, medewerkers, systemen en gegevens.

4.8 Klachten en geschillen

Wanneer u een klacht indient of wanneer sprake is van een juridisch geschil, kunnen wij uw contactgegevens, correspondentie en andere relevante gegevens verwerken om:

• uw klacht te onderzoeken en af te handelen;
• onze dienstverlening te verbeteren;
• onze rechten en belangen te beschermen;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De grondslag is ons gerechtvaardigde belang, de uitvoering van een overeenkomst of een wettelijke verplichting.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting of vanwege een juridisch geschil.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Contact- en relatiegegevens

Gegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en correspondentie bewaren wij in beginsel tot maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij de gegevens onderdeel zijn van een lopende klantrelatie of langer nodig zijn.

Klant-, contract- en administratiegegevens

Contracten, facturen en andere gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren wij in beginsel minimaal zeven jaar, voor zover dit wettelijk verplicht is.

Overige gegevens uit een klantdossier bewaren wij gedurende de overeenkomst en daarna zolang dit nodig is voor dienstverlening, garantie, beveiliging, verantwoording of mogelijke juridische aanspraken.

Helpdesk- en supportgegevens

Tickets, meldingen en ondersteuningsinformatie bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor het leveren en verbeteren van onze dienstverlening en voor het vastleggen van werkzaamheden en afspraken.

De precieze bewaartermijn kan afhangen van de overeenkomst met de klant en van de aard van de melding.

Sollicitatiegegevens

Wanneer u niet wordt aangenomen, verwijderen wij uw sollicitatiegegevens in beginsel uiterlijk vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure.

Met uw toestemming kunnen wij uw gegevens maximaal één jaar bewaren om u te benaderen voor toekomstige vacatures.

Marketinggegevens

Gegevens die wij op basis van toestemming voor marketing gebruiken, bewaren wij totdat u uw toestemming intrekt of zich afmeldt, tenzij een kortere bewaartermijn van toepassing is.

Wij kunnen een minimale registratie van uw afmelding bewaren om te voorkomen dat u opnieuw ongewenste communicatie ontvangt.

Cookie- en analysegegevens

De bewaartermijn van cookies en vergelijkbare gegevens verschilt per cookie. De actuele looptijd wordt vermeld in de cookiebanner of het cookie-overzicht op onze website.

Klachten en juridische dossiers

Gegevens over klachten, claims en geschillen bewaren wij zolang dit noodzakelijk is voor de behandeling daarvan en gedurende de toepasselijke wettelijke verjarings- en bewaartermijnen.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de persoonsgegevens op een veilige manier.

6. Verstrekking aan derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering en dienstverlening, zoals:

• hosting- en datacenterleveranciers;
• leveranciers van website- en formulierfunctionaliteiten;
• leveranciers van e-mail-, agenda- en communicatiediensten;
• leveranciers van CRM-, ticketing-, documentatie- en administratiesystemen;
• IT-, cloud- en beveiligingsleveranciers;
• analyse- en marketingdienstverleners, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven;
• accountants, adviseurs, verzekeraars en incassodienstverleners;
• overheidsinstanties en toezichthouders, wanneer dit wettelijk verplicht is;
• andere partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin maken wij afspraken over onder meer vertrouwelijkheid, beveiliging, doeleinden van de verwerking en bewaartermijnen.

Wanneer Roma als verwerker optreedt voor een klant, kan Roma gebruikmaken van subverwerkers. De afspraken hierover worden vastgelegd in de overeenkomst en/of verwerkersovereenkomst met de betreffende klant.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land zonder passend beschermingsniveau, zorgen wij voor passende waarborgen. Wij kunnen hiervoor onder andere gebruikmaken van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
• andere wettelijk toegestane doorgiftemechanismen.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Roma neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en openbaarmaking.

Afhankelijk van de aard van de verwerking kunnen deze maatregelen onder andere bestaan uit:

• beveiligde HTTPS-verbindingen;
• versleuteling van gegevens tijdens transport en waar passend bij opslag;
• toegangsbeveiliging en autorisatie op basis van het need-to-knowprincipe;
• sterke wachtwoorden en multifactorauthenticatie;
• beveiligde back-ups;
• logging en monitoring;
• netwerk- en endpointbeveiliging;
• periodieke updates en beveiligingspatches;
• procedures voor incident- en datalekafhandeling;
• geheimhoudingsafspraken met medewerkers en leveranciers;
• bewustwording en instructies voor medewerkers.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan alle risico’s volledig uitsluiten. Wij beoordelen en verbeteren onze beveiligingsmaatregelen daarom periodiek.

9. Datalekken

Wanneer sprake is van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, beoordelen wij het incident overeenkomstig de AVG.

Indien dit wettelijk verplicht is, melden wij het datalek binnen de daarvoor geldende termijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokken personen.

Wanneer Roma bij een verwerking als verwerker optreedt, informeren wij de verantwoordelijke klant overeenkomstig de gemaakte afspraken.

10. Cookies

10.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website op uw computer, tablet, smartphone of ander apparaat kunnen worden geplaatst of uitgelezen.

Naast cookies kunnen ook vergelijkbare technieken worden gebruikt, zoals lokale opslag, pixels, scripts en tags. In deze verklaring noemen wij deze technieken gezamenlijk “cookies”.

10.2 Welke soorten cookies gebruiken wij?

Onze website kan gebruikmaken van de volgende categorieën cookies:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor de technische werking, beveiliging en basisfunctionaliteiten van de website. Zonder deze cookies kan de website mogelijk niet goed functioneren.

Voor noodzakelijke cookies is doorgaans geen toestemming vereist.

Voorkeurscookies

Voorkeurscookies onthouden bepaalde instellingen en keuzes, zodat de website gebruiksvriendelijker kan worden weergegeven.

Wanneer wettelijk vereist, worden deze cookies alleen met uw toestemming geplaatst.

Analytische cookies

Analytische cookies geven ons inzicht in het gebruik en functioneren van onze website. Wij kunnen hiermee bijvoorbeeld meten welke pagina’s worden bezocht en waar technische problemen ontstaan.

Wanneer deze cookies meer dan een geringe invloed op uw privacy hebben, plaatsen wij ze uitsluitend met uw toestemming.

Marketingcookies

Marketingcookies kunnen worden gebruikt om bezoekers over websites heen te volgen, doelgroepen samen te stellen, advertenties relevanter te maken en campagneprestaties te meten.

Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Cookies van derden

Op onze website kan inhoud van externe partijen worden opgenomen, zoals video’s, kaarten, sociale media of afspraakfunctionaliteiten. Deze partijen kunnen daarbij cookies plaatsen en persoonsgegevens verwerken.

Dergelijke cookies worden, voor zover toestemming vereist is, pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

10.3 Actueel cookieoverzicht

De concrete cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen kunnen wijzigen wanneer de website of gebruikte diensten worden aangepast.

Een actueel overzicht van de cookies die op de website worden gebruikt, vindt u in de cookiebanner of in het cookievoorkeurencentrum op www.roma.nl.

11. Cookievoorkeuren wijzigen

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, kunt u via de cookiebanner aangeven welke categorieën cookies u accepteert.

U kunt:

• alle cookies accepteren;
• alleen bepaalde categorieën toestaan;
• alle niet-noodzakelijke cookies weigeren.

Noodzakelijke cookies kunnen niet via de cookiebanner worden uitgeschakeld, omdat deze nodig zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken of uw keuzes wijzigen via de cookie-instellingen op de website.

Daarnaast kunt u cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Het uitschakelen van cookies kan ertoe leiden dat onderdelen van de website minder goed functioneren.

12. Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Roma neemt via de website geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Wij kunnen websitegebruik en interacties analyseren om onze website, communicatie en dienstverlening te verbeteren. Wanneer hiervoor toestemming is vereist, voeren wij deze verwerking alleen uit nadat u toestemming heeft gegeven.

13. Links en websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door die externe websites.

Roma is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze partijen met persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van de betreffende website te lezen voordat u daar persoonsgegevens verstrekt.

14. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:

• inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• bezwaar te maken tegen direct marketing;
• uw persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• uw toestemming in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden, blijven rechtmatig.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Wij kunnen een verzoek bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk afwijzen wanneer wij de gegevens wettelijk moeten bewaren of wanneer de gegevens noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

15. Een privacyverzoek indienen

U kunt een privacyverzoek indienen via:

E-mail: info@roma.nl
Post: Roma ICT Diensten B.V., Industrieweg 9, 5753 PB Deurne
Telefoon: 088 0075 900

Vermeld bij uw verzoek duidelijk op welk recht u een beroep doet en op welke persoonsgegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken of gegevens ten onrechte wijzigen, kunnen wij u vragen uw identiteit nader aan te tonen. Maak bij het verstrekken van een kopie van een identiteitsbewijs niet-noodzakelijke gegevens, zoals uw pasfoto en burgerservicenummer, onleesbaar.

Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken van u ontvangen, kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u wanneer hiervan sprake is.

16. Klachten

Heeft u een klacht over de wijze waarop Roma uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan eerst contact met ons op via info@roma.nl of telefoonnummer 088 0075 900. Wij proberen uw klacht zo zorgvuldig mogelijk op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie over het indienen van een klacht vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in deze verklaring

Roma kan deze privacy- en cookieverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt op www.roma.nl gepubliceerd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u, voor zover redelijkerwijs mogelijk, aanvullend informeren.

Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen.

18. Contactgegevens

Roma ICT Diensten B.V.

KvK-nummer: 17108719
BTW-nummer: NL 8196.92.566 B01

Telefoon: 088 0075 900
E-mail: info@roma.nl
Website: www.roma.nl